Statussen van een lead

Elke lead in KeyVue heeft een status. De status zegt of er nog aan een lead gewerkt wordt (Lopend), of hij is afgerond (Gewonnen of Verloren), of dat nog niemand hem heeft opgepakt (Kans). De fase zegt waar een lopende lead in je proces staat; de status zegt of hij nog in dat proces zit.

De vier statussen

• Lopend: de lead zit in een pijplijn en staat in een van de fases. Op de leadpagina heet deze status "Open".
• Gewonnen: de lead is met succes afgerond, bijvoorbeeld met een getekende opdracht. Werk je met de opdrachtenmodule, dan kan KeyVue er meteen een opdracht van maken.
• Verloren: de lead is afgerond zonder succes. Je beheerder kan bepalen dat je daar een reden bij opgeeft.
• Kans: een lead die nog niemand heeft opgepakt. Zulke leads komen meestal uit marketing, via ActiveCampaign of een andere webhook. Je kiest deze status niet zelf.

Gewonnen en Verloren hoef je niet aan te maken. Elke pijplijn heeft ze.

Status en fase

Fase en status zijn twee aparte dingen. Een fase hoort bij een lopende lead: "Afspraak gepland" of "Voorstel verzonden" zegt hoe ver je bent. Wordt een lead gewonnen of verloren, dan houdt hij zijn laatste fase, maar hij verdwijnt uit de fasetabbladen. Je vindt hem dan onder het tabblad Gewonnen of Verloren.

Hoe je pijplijnen en fases goed inricht, lees je in Pijplijnen en fases inrichten.

Een status wijzigen

Op de leadpagina kies je bij Status voor Open, Gewonnen of Verloren. Heeft je beheerder redenen ingesteld, dan kies je er een uit het lijstje dat verschijnt. Bij een verplichte reden kun je de status pas kiezen als je een reden aanklikt.

Zet je een lead op Gewonnen of Verloren, dan vraagt KeyVue om een bevestiging. Daarna kun je fase en status op de leadpagina niet meer wijzigen: de lead is afgerond. Moet hij toch weer open, kies dan Acties → Heropenen. Welke rollen dat mogen, stelt je beheerder in.

Een lead met de status Kans heeft twee knoppen:

• Oppakken: je kiest een fase en een collega, en de lead wordt Lopend.
• Sluiten: de lead wordt Verloren. KeyVue vraagt hier geen reden.

Wat KeyVue automatisch doet

Met de module Virtuele Collega houdt KeyVue statussen voor je bij:

• Fase en status uit Realworks. Je legt regels vast zoals "staat er een afspraak van het type Waardebepaling in de agenda, zet de lead dan in de fase Afspraak", of "wordt de woning Verkocht, zet de lead dan op Gewonnen". Een regel werkt alleen op lopende leads in de fases die je kiest, en alleen op de nieuwste lead van die relatie in die pijplijn. KeyVue zet bij elke wijziging een notitie op de lead.
• Inactieve leads sluiten. Is er een aantal dagen niets gebeurd met een lopende lead, dan zet KeyVue hem op Verloren met de reden "Automatisch gesloten". Als activiteit telt een wijziging, een actie of afspraak (ook een afspraak in de toekomst) of een notitie. Standaard krijgt de behandelaar vooraf een e-mail, en op de lead staat dan het blok "Inactieve lead".
• Kansen oppakken. Maakt een Realworks-gebeurtenis een lead aan voor een relatie die al een Kans-lead in die pijplijn heeft, dan pakt KeyVue die Kans op: hij wordt Lopend en komt in de eerste fase. Dat gebeurt alleen als de Kans de nieuwste lead van die relatie in de pijplijn is en binnen de termijn valt die je in de regel instelt.

Een afgeronde lead of een Kans kan ook weer opengaan zonder dat iemand op Heropenen klikt, bijvoorbeeld als dezelfde relatie later opnieuw een aanvraag doet. Zie je een lead onverwacht terug, kijk dan in de notities: meestal staat daar waarom.

Kans op succes

Los van de status heeft elke lead een kans op succes: positief, neutraal of negatief. Daarmee laat je collega's zien hoe jij de lead inschat. Je zet hem zelf op de leadpagina. Komt een lead binnen via een webhook, dan kan die hem al hebben ingevuld. In het leadoverzicht kun je op de kans op succes filteren.

Waar je het vindt

• Leadoverzicht: links de fasetabbladen met de lopende leads, rechts de tabbladen Kans, Gewonnen en Verloren. In het menu Leads kies je bij "Of kies de status" direct een status.
• Redenen: Instellingen → Fase en Redenen. Per status en per pijplijn leg je de redenen vast en kies je of een reden verplicht is.
• Heropenen: Instellingen → Algemeen, bij "Rollen die lead mogen heropenen".
• Automatisch bijhouden en sluiten: Instellingen → Virtuele Collega → "Fase & Status bijhouden" en "Leads sluiten".

Instellingen zie je alleen als bedrijfsbeheerder.

Dit artikel gaat uit van werken met pijplijnen, de standaard in KeyVue. Zie je statussen als Nieuw of In behandeling, dan werkt je kantoor nog met de oude indeling. Neem dan contact met ons op.