Pijplijnen en fases inrichten

Een pijplijn is een groep leads met dezelfde soort vraag, zoals verkoop, aankoop of hypotheek. Fases zijn de stappen die een lead in die pijplijn doorloopt, van binnenkomst tot beslissing. Samen vormen ze de basis van je rapportage: wat je hier vastlegt, bepaalt wat je later kunt zien.

Wat een pijplijn is

Zie een pijplijn als een trechter. Leads komen er bovenin binnen en lopen fase na fase naar beneden. Zolang een lead in de trechter zit, is hij Lopend. Onderaan verlaat hij de pijplijn als Gewonnen of Verloren. Die twee statussen heeft elke pijplijn vanzelf; je maakt ze niet aan als fase.

Twee vragen bepalen welke pijplijnen je nodig hebt:

• Welke groepen leads wil je apart terugzien in je rapportage?
• Welk werkproces hoort bij elke groep?

De meeste kantoren hebben genoeg aan vier tot zes pijplijnen, bijvoorbeeld Verkoop, Aankoop, Taxatie, Hypotheek, Nieuwbouw en Verzekeringen. Sommige combineren aan- en verkoop in één pijplijn.

Fases en hun drie categorieën

Elke fase valt in een van drie categorieën. Samen beschrijven ze de reis van een lead:

• Binnenkomst: de lead is binnen, maar er is nog niets mee gedaan. Voorbeelden: "Aanvraag ontvangen", "Warme leads", "Spoed". Meestal één of twee fases.
• Benadering: je probeert contact te krijgen of hebt contact. Voorbeelden: "Nog geen contact", "Wacht op reactie", "Afspraak op locatie". Meestal twee of drie fases.
• Beslissing: de lead moet kiezen. Voorbeelden: "Voorstel maken", "Voorstel verzonden", "Voorstel nabellen". Meestal één of twee fases.

Op de werkvloer zie je zo per lead waar hij staat. Op managementniveau zie je in één oogopslag hoeveel leads nog binnenkomen en hoeveel al bij de beslissing zijn. Houd fases op hoofdlijnen: wij adviseren maximaal zeven per pijplijn. Een lead hoeft niet elke fase te doorlopen.

Redenen voor extra context

Wil je weten wáárom een lead in "Nog geen contact" staat, gebruik dan redenen in plaats van extra fases. Je legt per fase een lijstje redenen vast waaruit je collega's kiezen. Ook bij Gewonnen en Verloren kun je een reden verplicht stellen. Zo zie je in de rapportage waarom leads afvallen. Zet bij Lopend ook "N.v.t. beschikbaar" aan: dan kan een collega "Niet van toepassing" kiezen en hoeft niemand een reden te verzinnen.

Hoe leads in een pijplijn komen

• Zelf aanmaken: je kiest de pijplijn, en de lead komt in de eerste fase van de categorie Binnenkomst.
• Uit Realworks: met de Virtuele Collega maakt KeyVue leads aan op basis van kenmerken, afspraken, taken of relaties in Realworks, en verplaatst hij ze naar een andere fase als er in Realworks iets gebeurt.
• Via een webhook: per webhook bepaal je in welke pijplijn de lead komt en met welke status, bijvoorbeeld als Kans.

De pijplijn van een bestaande lead kun je niet wijzigen. Hoort een lead ook in een andere pijplijn, gebruik dan "Toevoegen aan andere pijplijn". Dat maakt een tweede lead aan.

Potentiële omzet

Vul je per pijplijn en per team de gemiddelde omzet van een gewonnen lead in, dan rekent KeyVue de waarde van je pijplijn uit. De potentiële omzet is de som van dat bedrag over alle lopende leads. De forecast is die potentiële omzet maal het percentage leads dat in die pijplijn gewonnen wordt. De potentiële omzet verandert meteen; dat percentage werkt KeyVue elke 24 uur bij. Bij een nieuwe pijplijn verschijnt de forecast dus pas na een dag.

Je vult het bedrag per team in, omdat de opbrengst per regio kan verschillen. Is het overal gelijk, vul dan overal hetzelfde bedrag in.

Waar je het instelt

Alles hieronder vind je als bedrijfsbeheerder onder Instellingen.

• Pijplijn → Pijplijn & Fase: links beheer je de pijplijnen, rechts de fases. Een fase krijgt een naam, een kleur, een categorie en de status Actief. Volgorde en categorie wijzig je door te slepen.
• Een pijplijn activeren: dat kan pas als hij in elke categorie minstens één actieve fase heeft.
• Fases overnemen: met "Fases importeren" neem je de fases van een andere pijplijn over. De fases die de pijplijn al had, worden daarbij overschreven. Dat kan alleen zolang de pijplijn geen lopende leads heeft.
• Verwijderen: een pijplijn of fase die ooit gebruikt is, kun je niet verwijderen. Zet hem op Inactief. Leads die erin staan blijven daar, maar je ziet ze niet meer in de fasetabbladen.
• Let op de eerste fase: nieuwe leads komen in de eerste fase van Binnenkomst, ook als die fase inactief is. Houd die fase dus actief.
• Potentiële omzet: in de pijplijn bij "Teams en potentiële omzet", of onder Virtuele Collega → Omzet verwachting. Op die laatste pagina kies je ook bij "Inzicht in potentieel" welke rollen de bedragen zien.

Twijfel je over de juiste indeling, mail dan naar support@keyvue.app. We denken graag mee.