Leads opvolgen als makelaar: ook 's avonds, in het weekend en via WhatsApp

Leads opvolgen als makelaar komt neer op twee dingen: snel antwoorden, ook als de vraag op zondagavond binnenkomt, en elke lead vastleggen op een plek waar je hem terugvindt. Een AI-agent kan buiten kantoortijd vragen beantwoorden en een bezichtiging inplannen. Je CRM laat zien wat er daarna met die lead gebeurt.

Eerst een eerlijke kanttekening. KeyVue en Heyloha komen van hetzelfde bedrijf, Covalore B.V., en werken samen. Dit artikel is dus geen onafhankelijke vergelijking. Het laat zien hoe een lead vanaf het eerste bericht in je systemen terechtkomt, met deze twee als voorbeeld.

Waarom leads buiten kantoortijd blijven liggen

Kopers kijken naar woningen als ze er tijd voor hebben: na het werk, op de bank, in het weekend. Overdag staat je makelaar bij een bezichtiging of een taxatie. Dan gaat de telefoon over zonder dat iemand opneemt.

Daar komt bij dat vragen via steeds meer kanalen binnenkomen: het contactformulier, de chat op je website, WhatsApp, de telefoon en de mail. Elk kanaal heeft zijn eigen inbox, en op maandagochtend zoekt iemand uit wat er in het weekend is binnengekomen.

Dan gaan twee dingen mis:

• Het antwoord komt te laat. Een koper die tot maandag op een reactie wacht, kan intussen bij een ander kantoor zijn gaan kijken.
• De lead wordt nergens vastgelegd. Een WhatsApp-bericht op de telefoon van één makelaar staat in geen enkel overzicht. Je ziet het niet terug in je cijfers, en als die makelaar vertrekt, is het contact weg.

Wat er gebeurt als een koper zondagavond een WhatsApp stuurt

Neem een kantoor met drie vestigingen dat Heyloha gebruikt, een AI-agent voor je makelaarskantoor die de chat op de website, WhatsApp en de telefoon beantwoordt. De agent is gekoppeld aan Realworks en aan KeyVue.

Zondag, 21.15 uur. Een koper stuurt een WhatsApp-bericht over een appartement dat sinds vrijdag online staat. Ze vraagt hoe hoog de servicekosten zijn en of ze deze week kan komen kijken.

1. De agent beantwoordt de vraag over de servicekosten op basis van wat het kantoor heeft vastgelegd: de woningpagina op de website en de documenten die erbij horen.
2. Voor de bezichtiging plant de agent een tijd in een van de vrije kijkblokken van het kantoor in Realworks.
3. De koper kiest voor dinsdag om 17.30 uur. De afspraak en de lead staan direct in Realworks, en de koper en de makelaar krijgen allebei een bevestiging.
4. Dezelfde lead staat ook in KeyVue, tussen de leads uit de andere bronnen van het kantoor.

Maandagochtend hoeft niemand iets over te typen. De bezichtiging staat in de agenda en de lead staat in het overzicht.

Dinsdag, 14.00 uur. De makelaar is bij een andere bezichtiging. Een tweede koper belt over hetzelfde appartement en krijgt dezelfde antwoorden als de koper via WhatsApp. Het is dezelfde agent, met dezelfde kennis: de website en de documenten van het kantoor. Wil de beller iemand van het kantoor spreken, dan verbindt de agent door volgens de regels die het kantoor heeft ingesteld, als er een collega beschikbaar is. Hoe dat aan de telefoon werkt, lees je op de pagina over telefoonservice voor makelaars.

Stelt iemand zijn vraag in het Engels, Duits of Pools, dan antwoordt de agent in die taal. Hij spreekt meer dan vijftig talen, wat helpt bij expats en internationale kopers.

Een voorbeeld uit de praktijk: Van der Linden Makelaardij gebruikt Heyloha voor vijf vestigingen en voert er volgens het klantverhaal op heyloha.ai ongeveer 675 gesprekken per maand mee.

Hoe komt een lead uit chat, WhatsApp of telefoon in je CRM?

Zonder koppeling neemt iemand de gegevens over: uit WhatsApp, uit een gespreksnotitie of uit de mail. Dat kost tijd, en juist op drukke dagen gaat het mis.

Met de Makelaar add-on van Heyloha gaat dat zo:

• Realworks: leads en afspraken gaan direct naar Realworks. Bezichtigingen komen in de vrije kijkblokken van je kantoor. Dat werkt via chat, WhatsApp en telefoon, niet via e-mail. De koper en je makelaar krijgen een bevestiging.
• KeyVue: leads komen direct in KeyVue terecht.
• Een ander makelaarspakket: daarvoor bouwt Heyloha op aanvraag een koppeling.

De add-on kost €69,99 per maand bovenop een Heyloha-abonnement en geeft de agent ook negen woningfuncties, zoals een waarde-indicatie, de WOZ-waarde en de maandlasten van een hypotheek. Een abonnement begint bij €149 per maand excl. btw, met alle kanalen en een onbeperkt aantal gebruikers. Je kunt Heyloha 14 dagen gratis proberen, ook met de add-on.

Waarom moet de lead ook in KeyVue staan als hij al in Realworks staat? Realworks is de basis van je kantoor: relaties, aanbod en de agenda. KeyVue legt daar een laag bovenop. KeyVue neemt relaties, aanbod en afspraken uit Realworks over, verzamelt de leads uit je andere bronnen, zoals websiteformulieren, waardebepalingen en campagnes, en volgt elke lead tot de getekende opdracht. De lead uit WhatsApp staat daar gewoon tussen, in dezelfde pijplijn.

Wat blijft mensenwerk?

De agent neemt het eerste contact over, niet het werk van je makelaar. Drie dingen regel je vooraf:

• De agent weet wat jij hebt vastgelegd. Hij antwoordt op basis van je website en je documenten. Staan de servicekosten niet bij de woning, dan kan hij er ook niets over zeggen. Houd je woningpagina's dus actueel.
• Een collega neemt alleen over als je overdracht aanzet. Je stelt zelf in binnen welke tijden collega's een gesprek kunnen overnemen. Wil je dat mensen daarbuiten kunnen vragen om teruggebeld te worden, dan zet je terugbelverzoeken aan. Standaard staan die uit.
• Het gesprek met een twijfelende verkoper voer je zelf. Een koper die wil komen kijken, is met een snel antwoord geholpen. Voor een eigenaar die overweegt te verkopen, kan het eerste echte gesprek het moment zijn waarop hij een makelaar kiest. Die afweging speelt ook als je een belteam inschakelt: zie leadopvolging uitbesteden of zelf doen.

Van bezichtiging naar verkoopopdracht

De koper van zondagavond is ook een kans voor later. Veel kijkers moeten hun eigen woning nog verkopen, en een deel zoekt een hypotheek. Hoe je dat zichtbaar maakt, staat in nieuwe verkoopleads uit bezichtigingen halen.

In KeyVue volg je zo'n lead verder. Zoekt een koper een hypotheek, dan stuur je de lead door naar je adviseur en zie je welke commissie erop staat. Moet een koper eerst de eigen woning verkopen, dan zet je de lead in je pijplijn voor een verkoopgesprek. Met de module Bezichtigersportaal worden ook je kijkers leads.

Hoe zie je of snel opvolgen iets oplevert?

Sneller antwoorden voelt goed, maar of het opdrachten oplevert, zie je pas als je de lead volgt tot de handtekening. Leg per lead vast:

• de bron en het kanaal waarlangs hij binnenkwam;
• de vestiging;
• of hij tijdens of buiten kantoortijd binnenkwam;
• of er een bezichtiging of waardebepaling volgde;
• of er een opdracht kwam, en met welke makelaar.

Met de module Rapportage zie je in KeyVue de conversie per bron, per vestiging en per makelaar. Hoe je dat per bron opzet, lees je in welke leadbron levert de meeste opdrachten op.

Waar begin je?

1. Breng de informatie over je aanbod op orde: woningpagina's, brochures en veelgestelde vragen. Daar haalt de agent zijn antwoorden uit.
2. Kies je kanalen. Chat, WhatsApp en telefoon zitten in één Heyloha-abonnement, en de gegevens staan op servers in de EU, in Nederland.
3. Zet kijkblokken klaar in Realworks, zodat er iets te plannen valt.
4. Bepaal binnen welke tijden collega's gesprekken overnemen en naar wie de agent aan de telefoon doorverbindt.
5. Kies of je terugbelverzoeken aanzet.
6. Kijk na de eerste week of de leads in Realworks en KeyVue aankomen.

Veelgestelde vragen